Digitalizace

Digitalizace listinných dokumentů

je převod papírových dokladů (např. mapy, archiválie, písemnosti apod.) pomocí skeneru do elektronické podoby, který umožní jejich další počítačové zpracování. Spolu s rozvíjející se technologií, zvyšováním nákladů, neustálým

nárůstem podkladů v papírové podobě a následnou potřebou zajištění jejich bezpečného uložení je digitalizace cestou přinášející výrazné úspory v oblasti:

•  finančních prostředků
• životního prostředí
• pracovní síly
• skladovacích prostorů

Každý skenovaný dokument v elektronické podobě je možné opatřit uzamykatelným časovým razítkem nebo elektronickou značkou a zajistit mu tak hodnotu originálu. Naskenovaný dokument označený klíčovým slovem, zařazený do adresáře

• je součástí jednoho systému, tedy se snadnou a rychlou možností vyhledání
•  je operativně použitelný z kteréhokoliv místa a pro více zaměstnanců najednou
•  je po ošetření čitelnější než poškozená předloha a nepodléhá opotřebení
•  je možné uložit na několika místech a zabránit tak jeho poškození nebo úplnému zničení

Listinné dokumenty ve formátech A5 – A0 skenujeme na přístrojích SmartLF Ci 40 a Canon DR-F120

Digitalizace kronik

je převod ručně nebo strojově psané obecní, farní, spolkové kroniky do elektronické podoby, čímž získá majitel možnost uveřejnit kroniku na webových stránkách obce nebo poskytnout škole jako pomůcku k vzdělávání. Různě balená DVD mohou být i originálním dárkem k  životním jubileím. Zájem o nahlédnutí nebo získání kopie záznamu bude určitě i z řad občanů nebo rodáků, zatímco originální dokument zůstane bezpečně uložen v klimatizovaných prostorách archivu, dobře chráněných proti zlodějům, vodě i ohni.

Rozšířená nabídka

digitalizované kroniky mimo elektronické podoby na CD, DVD zhotovíme i v tiskových variantách černobílé nebo plnobarevné kopie, svázané kroužkovou vazbou A4 – zadní strana z kartonu, přední tvoří průhledná folie. Hodnotnější varianta je ručně vázaná knižní reprodukce – replika kroniky – v pevné deskové vazbě s imitací kůže, nebo potažené plátnem.

Kroniky převádíme do elektronické podoby na knižním skeneru PS 5000, nebo velkoformátovém skeneru Atlas SII

Způsoby digitalizace

Čtyři ZPŮSOBY digitalizace dat

1. ZÁKLADNÍ

Převodem do elektronické podoby se z dokumentu stane obrázek, jehož identifikace při budoucím vyhledávání je možná podle názvu a umístění v celkové struktuře. Nelze tedy vyhledávat podle textu, který dokument obsahuje, protože text v dokumentu není složen ze znaků písmen, ale pouze z jejich obrazů.

2. ROZŠÍŘENÁ

Pro pohodlnější vyhledávání, lze skenovaný dokument opatřit klíčovými slovy a vyhledávat pomocí nich a jejich kombinací.  Vyhledávat lze na základě kombinací těchto slov. Rovněž ale nelze vyhledávat na základě samotného obsahu dokumentu.

3. OCR

Nejdokonalejší stupeň komplexní digitalizace je převedení skenovaného dokumentu pomocí optického rozeznávání znaků do textové podoby (např. formát doc – Microsoft Word). S takto zpracovaným dokumentem, který je vlastně převodem textu do počítače se může  neomezeně pracovat. Vyhledávat lze potom podle jakéhokoli slova obsaženého v dokumentu.

4. DMS

Je profesionální způsob k zachování aktuálnosti a kontroly firemních dokumentů a jejich zpřístupnění oprávněným uživatelům v podnikové síti internetu. Zabezpečuje ověřované vkládání dokumentů, jejich automatický oběh, správu verzí, seznámení a podepisování dokumentů.

Technické provedení:

skenování: 200 - 1200 dpi, uloženo v souborech pdf, jpg, tiff…..dle možností a potřeb zákazníků Zpracovaný dokument v souboru může být překopírován na přenosný harddisk nebo flash, CD nebo DVD. Možnost tisku a kroužkové vazby.

Digitalizace z pohledu plánovaného využívání dat

1 – 2. způsob digitalizace je vhodný pro ARCHIVACI  DAT  s cílem jejich skladování, případně sdílení. Zvolený způsob indexace zajistí kvalitu propojení do databází a adresářů.

3 – 4. způsob vhodný pro budoucí práci s textem.

Skenovaný dokument je převedený do formátu ( doc, rtf, pdf…..) který umožňuje využít aktuální text znovu i pro více uživatelů podle přístupových práv z jednoho centrálního zdroje. Textová forma je finančně nákladnější, ale výhodná hned z několika důvodů. Především možností fulltextového vyhledávání v rámci množství dokumentů a významný je nízký nárok na paměť počítače (textový soubor je cca 300x menší než bitmapa).

Každému rozhodnutí o sběru dat by měla předcházet rozvaha o tom, jak budou data využita. Kritériem pro výběr dokumentů, které budou převedeny do bitmapového nebo textového formátu, je jejich budoucí použití a technická vhodnost k převodu.

Chcete získat náskok před ostatními firmami?

Využijte služeb digitalizace nabízených Spolkem Trend vozíčkářů Olomouc 

Odběrem práce přes zaměstnance Spolku Trend vozíčkářů mohou organizace naplnit i formu tzv. náhradního plnění podle § 81 zákona 435 Sb. zákonů z r. 2004 (zákon o zaměstnanosti). 

Ceník digitalizačních prací

Cena digitalizace dokumentů je ovlivněna nejen velikostí dokumentů, ale například i těmito parametry zakázky

• typem zvoleného formátu

• množstvím přípravných prací

• rozpojování a sešívání stránek

• vyjímání podkladů z pořadačů a zpětné zakládání

• nutnost zvýšené opatrnosti při zacházení s originály

• historické materiály nutné skenovat ve fóliích

• požadavek zvýšeného zabezpečení podkladů a dat

• expresní zpracování

• třídění podkladů

• třídění výstupů

• velikost formátu

• popis dle dohodnuté struktury

• uložení do souborové struktury

• uložení do archivu

Pokud máte zájem o podrobnosti a ceník našich služeb. Kontaktujte naše vedoucí pracovníky.