Čtyři ZPŮSOBY digitalizace dat
1. ZÁKLADNÍ
Převodem do elektronické podoby se z dokumentu stane obrázek, jehož identifikace při budoucím vyhledávání je možná podle názvu a umístění v celkové struktuře. Nelze tedy vyhledávat podle textu, který dokument obsahuje, protože text v dokumentu není složen ze znaků písmen, ale pouze z jejich obrazů.
2. ROZŠÍŘENÁ
Pro pohodlnější vyhledávání, lze skenovaný dokument opatřit klíčovými slovy a vyhledávat pomocí nich a jejich kombinací. Vyhledávat lze na základě kombinací těchto slov. Rovněž ale nelze vyhledávat na základě samotného obsahu dokumentu.
3. OCR
Nejdokonalejší stupeň komplexní digitalizace je převedení skenovaného dokumentu pomocí optického rozeznávání znaků do textové podoby (např. formát doc – Microsoft Word). S takto zpracovaným dokumentem který je vlastně převodem textu do počítače se může neomezeně pracovat. Vyhledávat lze potom podle jakéhokoli slova obsaženého v dokumentu.
4. DMS
Je profesionální způsob k zachování aktuálnosti a kontroly firemních dokumentů a jejich zpřístupnění oprávněným uživatelům v podnikové síti internetu. Zabezpečuje ověřované vkládání dokumentů, jejich automatický oběh, správu verzí, seznámení a podepisování dokumentů.
Digitalizace z pohledu plánovaného využívání dat
1 – 2. způsob digitalizace je vhodný pro ARCHIVACI DAT s cílem jejich skladování, případně sdílení. Zvolený způsob indexace zajistí kvalitu propojení do databází a adresářů.
3 – 4. způsob vhodný pro budoucí práci s textem. Skenovaný dokument je převedenýdo formátu ( doc, rtf, pdf…..) jenž umožňuje využít aktuální text znovu i pro více uživatelů podle přístupových práv z jednoho centrálního zdroje.
Textová forma je finančně nákladnější, ale výhodná hned z několika důvodů. Především možností fultextového vyhledávání v rámci množství dokumentů a významný je nízký nárok na paměť počítače (textový soubor je cca 300x menší než bitmapa).
Každému rozhodnutí o sběru dat by měla předcházet rozvaha o tom jak budou data využita. Kritériem pro výběr dokumentů, které budou převedeny do bitmapového nebo textového formátu je jejich budoucí použití a technická vhodnost k převodu.
Chcete získat náskok před ostatními firmami?
Využijte služeb digitalizace nabízených Spolkem Trend vozíčkářů Olomouc
Odběrem práce přes zaměstnance Spolku Trend vozíčkářů mohou organizace naplnit i formu tzv. náhradního plnění podle § 81 zákona 435 Sb. zákonů z r. 2004 (zákon o zaměstnanosti).
